PROCEDURA STAGE

DELL'ISTITUTO GUALA DI BRA

Introduzione

Manuale per le Aziende

Manuale per gli Studenti

Manuale per l'Amministratore

Analisi Tecnica

INTRODUZIONE

La procedura si propone di automatizzare la gestione degli stages estivi (ma è anche predisposta alla gestione dell'alternanza scuola-lavoro) organizzati dall'Istituto Superiore Statale "E.Guala" di Bra.
Questa iniziativa fa parte dei progetti POF approvati nell'a.s. 2004-2005.

L'analisi della procedura è stata realizzata all'inizio dell'ottobre 2004 dalla Prof.ssa Liliana Chiavazza (analista) docente di Informatica presso l'Istituto E.Guala di Bra, insieme al Prof. Bruno Gabetti (utente amministratore) con la consulenza del Dirigente Scolastico Dott.ssa Elsa Almonte.
La fase di sviluppo software è stata interamente realizzata dalla Prof.ssa Liliana Chiavazza e si è svolta nel periodo compreso fra il 5 Ottobre 2004 e il 4 Novembre 2004 per un totale di 83 ore.
La fase di collaudo è stata fatta dalla Prof.ssa Chiavazza insieme al prof.Gabetti e al Dirigente Scolastico Dott.Almonte i primi giorni di febbraio 2005.

Il software è stato scritto in ASP.NET, il data base in Access.

Il progetto scaturisce dalla necessità di completare la procedura di gestione degli stages realizzata dal Prof.Fiorito nell'a.s. 2003-2004. Tale procedura, utilizzata nella gestione stage dell'a.s. 2003-2004, gestisce in locale le richieste e le offerte di stage con molte funzionalità di visualizzazione e di stampa. Manca alla procedura la possibilità di interfacciarsi con internet in modo da permettere l'accesso remoto al data base da parte degli studenti e delle aziende interessati.

L'obiettivo di questa procedura è appunto quello di realizzare un accesso remoto via Internet ai database preesistenti e di aggiungere alcune funzionalità ritenute necessarie dopo l'utilizzo della procedura locale (es. abbinamento automatico) mantenendo però invariate le funzionalità della procedura in locale.
Per raggiungere gli obiettivi prefissi è stato necessario modificare la struttura del database stagedati.mdb aggiungendovi alcune tabelle e alcuni campi.

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MANUALE PER LE AZIENDE        

Dall' anno scolastico 2004-2005,l'Istituto Superiore Statale "E.Guala" di Bra ha modificato la modalità di acquisizione dei dati relativi agli stage aziendali; in particolare l'acquisizione delle offerte di stage da parte delle aziende si effettua on line tramite Internet collegandosi al sito dell'Istituto WWW.ISTITUTOGUALA.IT nella sezione STAGE che si trova nella parte sinistra del sito.

Per accedere alla procedura di gestione stage dell'Istituto Guala di Bra, bisogna essere in possesso di Username e Password e aver rilasciato alcuni dati necessari per l'individuazione dell'azienda, della sua tipologia e per garantire il corretto funzionamento degli abbinamenti azienda/studente.

Qualora l'azienda lo desideri, la gestione delle offerte di stage può essere fatta tradizionalmente attraverso il telefono (0172413760)o il fax dell'IIstituto (0172430380). In tal caso il personale dell'Istituto provvederà in vostra vece e con la vostra autorizzazione alla registrazione delle offerte di stage presso il sito dell'Istituto; tali informazioni e relative funzioni saranno comunque a vostra disposizione collegandovi al sito con le modalità descritte.

PROCEDURE INIZIALI PER L'ACCESSO AL SERVIZIO STAGE DELL'ISTITUTO GUALA

Al primo accesso al sito dell'Istituto UN'AZIENDA deve effettuare una delle due azioni seguenti :

 1.      SE L'AZIENDA NON POSSIEDE USERNAME E PASSWORD

Se non si conoscono Username e Password bisogna effettuare la procedura di registrazione. Tale procedura si trova nella parte sinistra del sito sotto la voce Registrazione Nuovo Utente. In questa  sezione Vi verrà chiesto di scegliere uno username e una password da utilizzare successivamente per l'accesso alle funzioni del sito. Vi vengono richiesti inoltre alcuni dati obbligatori (segnati in rosso e con un asterisco) e altri facoltativi. La mancata o errata compilazione dei campi obbligatori comprometterà la registrazione.

  2.      SE ALL'AZIENDA SONO STATI FORNITI USERNAME E PASSWORD DALL'ISTITUTO

Se l'Istituto Guala vi ha fornito Username e Password è perché Siete stati partner dell'Istituto durante gli stage dell'anno scolastico 2003-2004 e quindi alcuni dati della Vostra azienda sono già nel database dell'Istituto. In tal caso NON bisogna effettuare una nuova registrazione bensì è sufficiente accedere alla sezione stage digitando username e pasword nell'apposita zona e poi procedere eventualmente con la funzione Modifica Dati Personali per modificare, correggere e completare i dati che Vi identificano. E' importante inoltre specificare un indirizzo di e-mail valido per poter eventualmente ottenere la Vostra password qualora questa fosse stata smarrita(è possibile anche telefonare presso l'Istituto al numero 0172413760 per richiedere la password)

Alcuni dati richiesti sono obbligatori (segnati in rosso e con un asterisco) e altri facoltativi. La mancata o errata compilazione dei campi obbligatori comprometterà la modifica.

  E' consigliabile inoltre procede al cambio della password per poterla personalizzare e ricordare più agevolmente tramite la funzione Cambio Password. Qualora abbiate smarrito la password è possibile riottenerla seguendo il link "Ho perso la password" che si trova all'ingresso della procedura stage oppure telefonando presso l'Istituto al numero 0172423760. Nel primo caso la password vi verrà inviata all'indirizzo di posta elettronica che avete specificato durante la registrazione e che avete nuovamente digitato.

  L'azienda che non desideri che i suoi dati siano presenti nei database dell'Istituto deve segnalarlo via fax al numero 0172430380. Il personale incaricato rimuoverà di dati dal database. Per reinserirli sarà necessaria una nuova registrazione.

   UTILIZZO DELLA PROCEDURA STAGE DELL'ISTITUTO GUALA - AZIENDE

Dopo aver eseguito uno dei due punti precedenti ed aver quindi ottenuto uno username e una password personali, l'azienda che desidera essere partner dell'Istituto Guala negli stage estivi può collegarsi  al sito WWW.ISTITUTOGUALA.IT sezione STAGES (parte sinistra dello schermo), digitare username e password negli appositi spazi e seguire i link proposti

  1.      Gestione Offerte di Stages.

Questa funzione permette di inserire nuove offerte di stage, modificare e cancellare offerte esistenti.

 Per ogni nuova offerta di stage bisogna specificare il periodo, il numero di studenti e il tipo di stage offerto scelto in un elenco preimpostato.

Per ogni periodo estivo l'azienda può registrare più offerte di stage purchè su tipi di stage differenti.

 Qualsiasi offerta di stage può essere modificata o cancellata purchè entro il 31 Aprile. Da quella data in poi i dati acquisiti vengono elaborati ed effettuati gli abbinamenti azienda e studente. Qualora un'azienda , dopo il 31 Aprile abbia necessità di effettuare modifiche o cancellazioni delle offerte di stage registrate è pregato di contattare il numero telefonico dell'Istituto 0172413760 e parlare direttamente con il responsabile interno degli stages.

 2.      Elenco Stagisti Confermati

Questa funzione Vi permette di visionare quali fra le nuove offerte di stage che avete registrato è stata abbinata ad uno studente e avere uno storico degli stage passati.

Qualora nell'elenco non compaia una Vostra offerta di stage significa che al momento nessuno studente è stato abbinato a tale offerta. L'elenco delle vostre offerte di stage è comunque visibile al link descritto precedentemente (Gestione Offerte di Stages.).

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MANUALE PER GLI STUDENTI                

Dall' anno scolastico 2004-2005,l'Istituto Superiore Statale "E.Guala" di Bra ha modificato la modalità di acquisizione dei dati relativi agli stage aziendali; in particolare l'acquisizione delle richieste di stage da parte degli studenti si effettua on line tramite Internet collegandosi al sito dell'Istituto WWW.ISTITUTOGUALA.IT nella sezione STAGE che si trova nella parte sinistra del sito.

Per accedere alla procedura di gestione stage dell'Istituto Guala di Bra, bisogna essere in possesso di Username e Password e aver rilasciato alcuni Vostri dati necessari al fine di permettere il corretto funzionamento degli abbinamenti azienda/studente.

Qualora l'azienda lo desideri, la gestione delle richieste di stage può essere fatta tradizionalmente presso la segreteria o attraverso il telefono (0172413760) o il fax dell'IIstituto (0172430380). In tal caso il personale dell'Istituto provvederà in vostra vece e con la vostra autorizzazione alla registrazione delle richieste di stage presso il sito dell'Istituto; tali informazioni e relative funzioni saranno comunque a vostra disposizione collegandovi al sito con le modalità descritte.

PROCEDURE INIZIALI PER L'ACCESSO AL SERVIZIO STAGE DELL'ISTITUTO GUALA

Al primo accesso al sito dell'Istituto lo studente deve effettuare l'operazione di registrazione per poter ottenere Username e Password da utilizzare successivamente per l'accesso alle funzioni della procedura:

FUNZIONE DI REGISTRAZIONE DATI

Se non si conoscono Username e Password bisogna effettuare la procedura di registrazione. Tale procedura si trova nella parte sinistra del sito sotto la voce Registrazione Nuovo Utente. In questa  sezione Vi verrà chiesto di scegliere uno username e una password da utilizzare successivamente per l'accesso alle funzioni del sito. Vi vengono richiesti inoltre alcuni dati obbligatori (segnati in rosso e con un asterisco) e altri facoltativi. La mancata o errata compilazione dei campi obbligatori comprometterà la registrazione.

   UTILIZZO DELLA PROCEDURA STAGE DELL'ISTITUTO GUALA - STUDENTI

Dopo aver eseguito uno dei due punti precedenti ed aver quindi ottenuto uno username e una password personali, lo studente che desidera partecipare agli stage aziendali organizzati dall'Istituto Guala   al sito WWW.ISTITUTOGUALA.IT sezione STAGES (parte sinistra dello schermo), digitare username e password (acquisititi durante l'operazione di registrazione) negli appositi spazi e seguire i link proposti

• Modifica Dati Personali per modificare, correggere e completare i dati che Vi identificano. E' importante inoltre specificare un indirizzo di e-mail valido per poter eventualmente ottenere la Vostra password qualora questa fosse stata smarrita(è possibile anche telefonare presso l'Istituto al numero 0172413760 per richiedere la password al personale di segreteria)

  Alcuni dati richiesti sono obbligatori (segnati in rosso e con un asterisco) e altri facoltativi. La mancata o errata compilazione dei campi obbligatori comprometterà la modifica.

•  Cambio Password. Permette di modificare la password di accesso al sistema.
• Ho perso la password: Qualora abbiate smarrito la password è possibile riottenerla seguendo il link che si trova all'ingresso della procedura stage oppure telefonando presso l'Istituto al numero 0172413760. Nel primo caso la password vi verrà inviata all'indirizzo di posta elettronica che avete specificato durante la registrazione e che avete nuovamente digitato. 
• Gestione Richieste di Stages.

Questa funzione permette di inserire le Vostre richieste di stage, modificare e cancellare offerte esistenti.
Per ogni nuova richiesta di stage bisogna specificare la classe, sezione e indirizzo di studi e il periodo selezionandolo fra quelli proposti Per ogni periodo estivo lo studente può può registrare 1 sola richiesta di stage.
 Qualsiasi richiesta di stage può essere modificata o cancellata purchè entro il 31 Aprile. Da quella data in poi i dati acquisiti vengono elaborati ed effettuati gli abbinamenti azienda e studente.
Qualora uno studente, dopo il 31 Aprile abbia necessità di effettuare modifiche o cancellazioni delle offerte di stage registrate è pregato di contattare il numero telefonico dell'Istituto 0172413760 e parlare direttamente con il responsabile interno degli stages.

• Elenco Stage Confermati

Questa funzione Vi permette di visionare tutte le richieste di stage effettuate nel corso degli anni compresa quella dell'ultimo anno e di controllare a quale azienda la richiesta è stata abbinata.

Qualora nell'elenco non compaia una Vostra ultima richiesta di stage significa che al momento la richiesta nan è ancora stata elaborata ed abbinata ad un'azienda. L'elenco delle vostre richiesta di stage è comunque visibile al link descritto precedentemente (Gestione Richieste di Stages.).

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MANUALE PER L'AMMINISTRATORE    

L'aaministratore della procedura accede sempre con uno username e password reiservati ad un'AREA RISERVATA dove l'amministratore può seguire diversi link che gli permettono la gestione completa della procedura stages. I link sono i seguenti

• Gestione Periodi : Questa funzione permette di inserire, modificare o cancellare i periodi in cui si effettuano gli stages.
  I periodi sono fissi per le aziende e per gli studenti e devono essere definiti e specificati dall'amministratore degli stages prima di qualsiasi operazione di inserimento di richieste/offerte di stage da parte delle aziende/studenti.
  Non è possibilie cancellare o modificare periodi che sono già stati scelti da un'azienda o/e da uno studente( in tal caso per poter cancellare comunque il periodo si può procedere alla cancellazione delle offerte/richieste relative al periodo da cancellare utilizzando i link "Gestione richieste stages" o "Gestione Offerte Stages" )
  
  
• Elenco Richieste Studenti : Questa funzione permette di visionare le richieste di stages effettuate dagli studenti secondo svariati ordinamenti (Classe, Nome, Periodo,Comune, Inidirizzo di studi) e/o di estrarre solo alcune categorie di richieste (Di un anno scolastico e/o di una classe e/o di una sezione)
  
  
• Elenco Richieste Aziende Questa funzione permette di visionare le offerte di stages effettuate dalle aziende secondo svariati ordinamenti (Ragione sociale, Periodo,Comune, Tipo stage) e/o di estrarre solo le richieste di uno specifico anno scolastico
  
  
• Abbinamento Automatico : Questa funzione si propone di agevolare la Figura preposta alla gestione interna degli stages, nella scelta degli abbinamenti studente/azienda nel periodo richiesto.
  Può essere utilizzata on line (collegati ad internet) oppure off line (dopo il 31 aprile cioè quando tutte le richieste/offerte di stage sono state raccolte) dopo aver effettuato il download del data base stagedati.mdb che si trova su aruba.
  Attenzione! La funzione di abbinamento automatico può essere lanciata quante volte si desitera, tenendo però presente che la situazione degli abbinamenti ottenuta fino a quel momento(in automatico o in manuale) verrà azzerata e sostituita con il nuovo abbinamento automatico. In altri termini l'abbinamento automatico non permette alcun salvataggio degli abbinamenti manuali effettuati fino ad allora (sempre relativamente al periodo richiesto).
  La logica su cui si basa l'abbinamento automatico fa sì che a parità di richieste/offerte, due diversi lanci dell'abbinamento automatico produrranno esattamente gli stessi risultati.
  I criteri adottati per l'abbinamento automatico sono 3, tutti ugualmente necessari al fine del corretto abbinamento:
  1. Comune di residenza
  2. Periodo
  3. Indirizzo di studio attinente alla tipologia di azienda
  Vengono analizzate tutte le richieste degli studenti e si tenta l'abbinamento con un'azienda dello stesso comune e che abbia avanzato proposte nello stesso periodo della richiesta studente e che abbia una tipologia attinente all'indirizzo di studi dello studente.
  L'abbinamento non verrà effettuato qualora :
  1. non vi siano aziende nel Comune/periodo/tipologia cercati oppure
  2. non vi siano posti disponibili presso le aziende trovate
  L'abbinamento automatico deve essere lanciato almeno una volta prima di procedere con l'abbinamento manuale ed effettua i seguenti aggiornamenti nel database
  1.cancella tutti gli abbinamenti dello stesso periodo (estate o inverno) già realizzati sia in automatico che in manuale
  2.azzera il campo NumeroAbbinati in AziendaRichieste dello stesso periodo (estate/inverno)
  3.azzera il campo CodiceAzienda e Periodo contenuti nella tabella STUDENTI per tutti gli studenti
  4.crea per ogni richiesta studente un record in ABBINAMENTI anche se l'abbinamento non si è
  verificato (in tal caso il campo azienda rimane a 0)
  Al termine dell'abbinamento automatico, l'elenco completo delle richieste degli studenti abbinate o no, potrà essere consultato ed eventualmente modificato accedendo alla funzione di abbinamento manuale.
  
  
• Abbinamento Manuale: Questa funzione deve essere utilizzata dopo aver lanciato almeno una volta l'abbinamento automatico e quindi aver prodotto nella tabella ABBINAMENTI l'elenco delle richieste degli studenti alcune abbinate ad un'azienda altre no. La funzione di abbinamento manuale permette di visionare tale elenco e su di esso effettuare uno o più modifiche
  Può essere utilizzata on line (collegati ad internet) oppure off line (dopo il 31 aprile cioè quando tutte le richieste/offerte di stage sono state raccolte) dopo aver effettuato il download del data base stagedati.mdb che si trova su aruba.
  L'abbinamento manuale può essere lanciato ogni qualvolta si vogli affettuare un diverso abbinamento studente/azienda mantendo invariati gli abbinamenti effettuati precedentemente sullo stesso periodo.
  Attenzione! Ogni qualvolta viene lanciato l'avvinamento automatico, tutte le modifiche manuali fin lì apportate vengono predute e sostituite con gli abbinamenti proposti dall'abbinamento automatico!
  Le modifiche che questa funzione permette di effettuare sugli abbinamenti studente/azienda sono le seguenti:
  
  • Cambia Studente : funzione possibile solo per le richieste di stage che hanno già un'azienda ad esse abbinata.
    Permette di assegnare all'azienda citata un altro studente scegliendolo fra quelli che ancora non sono stati abbinati ad alcuna azienda
    
  • Scegli Azienda Permette di abbinare alla richiesta selezionata un'azienda fra quelle ancora disponibili
  • Togli Azienda Disabbina la richiesta selezionata con l'azienda indicata rendendo così la richiesta NON ABBINATA.
    
    
• Storico Stage Permette di ottenere l'elenco degli stage effettuati (anni passati) o abbinati (anno corrente) in vario ordine (Nome, Ragione Sociale, Periodo,Comune,Tipo Stage, Inidirizzo di studi) e/o di estrarre solo alcune categorie di stages (di un anno scolastico e/o di una classe e/o di una sezione)
  
  
• Elenco Studenti Permette di ottenere l'elenco degli studenti registrati presso il database, anche di coloro che non hanno mai effettuato richieste di stage presso questa procedura. I dati elencati sono quelli che lo studente ha inserito durante la fase di registrazione compresi Username e Password. E' tramite questa funzione infatti che il personale di segreteria può fornire la password ad un'utente che dichiara di averla smarrita.
  
  
• Elenco Aziende Permette di ottenere l'elenco delle aziende registrate presso il database, anche quelle che non hanno poi mai effettuato offerte di stage presso questa procedura. I dati elencati sono quelli che l'azienda ha inserito durante la fase di registrazione compresi Username e Password. E' tramite questa funzione infatti che il personale di segreteria può fornire la password ad un'azienda che dichiara di averla smarrita.
  
  
• Gestione Richieste di Stages Questa funzione è dale tutto simile a quella in possesso degli studenti (vd la relativa descrizione nel manuale studenti) e che permette loro di inserire, modificare, cancellare le richieste di stage purchè non oltre il 31 Aprile . L'amministratore, a differenza degli studenti, può effettuare operazioni sulle richieste dei singoli studenti anche oltre la data del 31 aprile. In questo caso, la nuova richesta registrata in ritardo verrà inserita non solo nell'elenco delle richieste degli studenti, ma anche nella tabella degli ABBINAMENTI in modo da essere visibile durante l'abbinamento manuale.
  
  
• Gestione Offerte di Stages Questa funzione è dale tutto simile a quella in possesso delle aziende (vd la relativa descrizione nel manuale aziende) e che permette loro di inserire, modificare, cancellare le offerte di stage purchè non oltre il 31 Aprile . L'amministratore, a differenza delle aziende, può effettuare operazioni sulle offerte di stage delle singole aziende anche oltre la data del 31 aprile.

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ANALISI TECNICA          

Per poter realizzare la gestione degli stage aziendali dell'istituto Guala, la procedura si avvale di una database realizzato in Access e pubblicato sul Server di Aruba.

I dati sono organizzati nelle seguenti tabelle

• Azienda : Anagrafica delle aziende registrate
  
  
• Studenti : Anagrafica degli studenti registrati. Per compatibilità con la procedura locale precedente, vengono utilizzati due campi CodiceAzienda e Periodo che ospitano il codice dell'ultima azienda a cui lo studente è stato abbinato e il periodo relativo.
  
  
• AziendaRichieste : Elenco di tutte offerte di stage effettuate dalle aziende nel corso degli anni compreso l'anno scolastio corrente. Nella richiesta l'azienda specifica il periodo, il tipo di stage desiderato e il numero di studenti per quella tipologia.
  
  
• StudentiRichieste : Elenco di tutte richieste di stage effettuate dagli studenti nel corso degli anni compreso l'anno scolastio corrente
  
  
• Abbinamenti : Elenco delle richieste si stage effettuate dalgi studenti con l'indicazione dell'azienda abbinata e il periodo scelto. In altri termini uno storico degli stage e l'elenco degli abbinamenti dell' a.s. in corso
  
  
• Periodo : Elenco dei periodi con l'indicazione della data di inizio e data di fine stabilite dall'amministratore della procedura stage all'inizio di ogni a.s.
  
  
• Comuni : Anagrafica dei comuni da cui provengono i partner degli stage (alunni e aziende)
  
  
• TipoStage : Elenco delle tipologie possibili di stage. Tali tipologie vengono associate agli indirizzi di studio attraverso la tabella IndirizzoStudi descritta successivamente. Le aziende al momento dell'inserimento dell'offerta di stage indicano la tipologie di stage a cui sono interessate. Attraverso la tabella IndirizzoStudi la procedura di abbinamento automatico provvederà ad individuare gli indirizzi di studi attinenti alla tipologia di stage indicata dall'azienda.
  
  
• IndirizzoStudi : Elenco degli indirizzi di studi che la scuola propone e per ogni indirizzo di studio l'elenco delle tipologie di stage a cui puòambire tale indirizzo di studi. Così organizzata la tabella permette un abbinamento più snello fra azienda e studente in quanto l'azienda non entra in merito agli orientamenti dei singoli indirizzi di studio bensì specifica solo il tipo di stage a cui è interessata. A fronte di tipo di stage vi possono essere più indirizzi di studio interessati.

Esempio di possibile contenuto delle tabelle TipoStage e IndirizzoStudi

TipoStage

1 Contabile-Amministrativo
2 Settore Commerciale
3 Settore Elettronica/Elettrotecnica
4 Promozione Turistica
5 Vendita Prodotti Turistici
6 Sviluppo Software
7 Manutenzione e Vendita Hardware
8 Progettazione Edile
9 Impiantistica Civile
10 Ambiente/Sicurezza

IndirizzoStudi

1 Rag. Amministrativi

TipoStage: Contabile-Amministrativo ; Settore Commerciale

2 Rag. Programmatori

TipoStage:Contabile-Amministrativo ; Settore Commerciale ; Sviluppo Software

3 Geometri Progettazione

TipoStage:Edile; Impiantistica Civile

4 Periti Elettronici

TipoStage:Settore Elettronica/Elettrotecnica ; Manutenzione e Vendita Hardware

5 Liceo Scient.Tecnol.

TipoStage:Settore Commerciale ; Sviluppo Software ; Ambiente/Sicurezza

6 Rag.Turistici

TipoStage:Promozione Turistica; Vendita Prodotti Turistici

7 Periti informatici

TipoStage:Sviluppo Software; Manutenzione e Vendita Hardware

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